小艾AI助教

小艾AI助教

机构端使用手册

一站式教培运营管理解决方案,帮你轻松搞定门店配置、课程排期、学员管理、招生收款、小程序运营全流程

新机构快速上手指南

从0到1完成系统配置,最快10分钟即可开启正式运营

基础准备

完成账号登录、微信绑定,搭建机构基础信息

  1. 账号密码登录后台
  2. 完成账号微信绑定
  3. 填写机构基础信息
  4. 上传门店形象素材
1
2

教学资源搭建

录入课程、师资、教室资源,完成排课配置

  1. 录入老师信息与授课权限
  2. 创建课程库与课程详情
  3. 配置教室与场地资源
  4. 完成课程排期设置

售卖体系配置

设置课程套餐,开通收款能力,配置小程序

  1. 创建课程套餐与售卖规则
  2. 配置收款方式与支付渠道
  3. 完成小程序授权与装修
  4. 测试预约与购买全流程
3
4

正式开启运营

发布小程序,开启招生,开启日常运营管理

  1. 提交小程序审核并发布上线
  2. 配置招生营销活动
  3. 导入学员信息
  4. 开启日常约课与教务管理

温馨提示:如果仅做内部测试,完成前2个阶段即可体验完整约课流程;如需正式对外招生售卖,必须完成收款配置与小程序发布。

账号与登录

了解账号角色权限,快速完成登录与账号配置

机构管理员/校长

拥有机构全功能管理权限,负责机构整体运营配置

可操作功能

店铺管理 课程管理 排课约课 学员管理 套餐收款 订单财务 小程序运营 营销活动

授课老师账号

仅拥有被授权的教学相关功能权限,专注授课与学员服务

可操作功能

工作台 排课查看 预约管理 学员信息 教务管理

账号密码登录

适用于新机构首次登录、日常后台管理、不方便扫码的场景

  1. 1 打开后台登录页,选择「账号登录」
  2. 2 输入账号(默认是创建机构时填写的手机号)与密码
  3. 3 点击「登录」,如同一账号归属多个机构,先选择对应机构

忘记密码可联系平台方/超级管理员重置

微信扫码登录

适用于已完成微信绑定的账号,日常快速登录

  1. 1 打开登录页,切换到「微信扫码」
  2. 2 使用已绑定的微信扫码,在微信中完成确认
  3. 3 如微信绑定了多个机构,选择对应登录主体即可进入后台

扫码登录前提:该后台账号已提前绑定微信

账号微信绑定

绑定后可使用微信快速扫码登录,无需记忆账号密码

1

账号密码登录后台

2

点击右上角头像/用户菜单

3

选择「绑定微信」,扫码完成绑定

4

后台显示已绑定状态即完成

建议每位机构管理员至少完成一次微信绑定,授课老师如需扫码登录也可单独绑定

核心功能模块

全流程教培运营管理功能,覆盖机构日常运营全场景

店铺管理

维护机构基础信息,是小程序、学员端展示的核心基础,包含店铺基础设置与首页装修两大核心能力

店铺基础设置

完善机构基础信息,给学员传递专业的品牌形象

  • 机构名称、品牌Logo、门店头图、环境照片
  • 联系电话、营业时间、门店地址与地图导航
  • 机构介绍、品牌特色、营业公告与温馨提示
  • 小程序个人页展示内容与功能入口配置

小程序首页装修

自由配置小程序首页展示模块,打造符合品牌风格的专属首页

  • 轮播图:活动海报、品牌形象、招生宣传图
  • 快捷导航:快速跳转课程、课表、师资等核心页面
  • 课程模块:优先展示3-6门核心爆款课程
  • 师资模块:展示明星老师、高转化授课老师

使用技巧:装修保存后,小程序会自动拉取最新配置;如果前台未更新,下拉刷新小程序即可。轮播图建议使用统一尺寸,避免过多文字,保证视觉美观。

教学教务管理

机构教学核心管理模块,覆盖课程、师资、排课、约课、学员、班级全流程管理

课程管理

搭建机构专属课程库,是排课、套餐售卖的基础

  • • 支持配置课程名称、分类、封面、价格、时长
  • • 可自定义课程特色、详细介绍、展示样式
  • • 课程可绑定套餐、用于排课、首页装修展示

师资与教室管理

维护老师与场地资源,保障排课教学顺利开展

  • • 老师管理:录入老师信息、登录账号、授课权限、擅长方向与介绍
  • • 教室管理:维护教室/场地名称、容纳人数、使用状态与备注

班级管理

适用于固定班、长期班、系列训练营等场景

  • • 将学员、课程、老师、周期性排课统一管理
  • • 可设置班级名称、所属课程、任课老师、人数上限

排课管理

安排每日/每周课程计划,是学员约课的核心基础

  • • 可配置排课日期、上下课时间、授课老师、上课教室
  • • 支持设置课程容量、最低开班人数、课程备注
  • • 排课完成后,学员即可在小程序端预约对应课程

预约管理

查看并处理学员课程预约情况,全流程管控约课状态

  • • 支持查看预约详情,确认/取消学员预约
  • • 可标记学员到课、爽约状态,同步更新课时扣减
  • • 支持排队预约、爽约惩罚规则联动

学员中心

学员全生命周期档案管理,随时掌握学员动态

  • • 查看学员基础信息、联系方式、微信绑定情况
  • • 实时查看学员持有套餐、剩余课时、有效期
  • • 可追溯学员历史订单、预约记录、到课情况

使用技巧:排课前请先完成课程、老师、教室的录入,避免出现资源冲突;建议每周一提前核对本周排课计划,每日开课前确认当日预约情况,课后及时更新学员到课状态。

招生与经营管理

覆盖套餐售卖、订单收款、财务统计、营销裂变全流程,助力机构增收

套餐管理

设置可售卖的课卡产品,是机构营收的核心载体

次卡 时长卡
  • • 次卡:按预约次数扣减课时,适合按次上课的场景
  • • 时长卡:有效期内无限次使用,适合月卡、季卡、年卡
  • • 可自定义套餐价格、次数、有效期、适用课程、卡面样式
  • • 支持设置套餐展示状态、排序,灵活控制上架与隐藏

收款中心

配置收款方式,是学员在线购买套餐的前提

客服购买 微信在线支付
  • • 客服购买:适用于暂未开通在线支付的机构,学员购买时展示客服二维码,引导线下沟通成交
  • • 微信在线支付:完成资质进件审核后,学员可在小程序直接在线付款,资金自动结算到机构账户

订单管理

全量订单管理,支持订单查询、退款、补录等操作

  • • 查看全量订单详情,包括学员信息、购买套餐、支付金额
  • • 支持订单退款、作废操作,同步更新学员套餐权益
  • • 支持线下收款订单补录、顾问代下单、历史订单补录
  • • 可标记业绩归属人,方便销售业绩统计

财务中心

机构经营数据统计,助力经营复盘与决策

  • • 实时查看收入总额、课销总额、退款总额、收入趋势
  • • 支持老师课时统计、业绩统计,方便薪资核算
  • • 按时间维度筛选数据,轻松完成周度/月度经营复盘

邀请有礼

老带新裂变营销工具,低成本实现学员增长

  • • 自由配置裂变活动规则、奖励内容、完成条件
  • • 自定义活动页面文案、分享素材,贴合品牌风格
  • • 老学员分享邀请新学员,完成条件后自动发放奖励

使用技巧:正式对外售卖套餐前,请先完成收款配置并测试支付流程;套餐建议设置梯度价格,满足不同学员需求;活动前提前更新首页轮播图与活动配置,保障活动顺利开展。

小程序运营管理

完成小程序授权、发布与上线,打造机构专属的微信小程序,实现线上招生与约课

小程序授权流程

1

进入「小程序发布」页面

2

点击「立即授权」

3

用小程序管理员微信扫码

4

微信中确认授权,返回后台查看状态

小程序发布状态说明

未授权

尚未完成小程序授权

开发中

已授权,待提交审核

审核中

已提交微信官方审核

已发布

审核通过,已正式上线

温馨提示:小程序授权完成后,平台方会完成代码部署与审核提交,审核通过后即可发布上线;如果微信后台已显示授权成功,但系统状态未同步,可联系平台方刷新授权状态。

素材上传规范

系统内所有图片/视频上传的统一规范,保障前台展示效果美观清晰

支持的文件格式

图片格式

.jpg .jpeg .png .webp .gif .svg

视频格式

.mp4 .mov .m4v .webm .avi

上传规范与建议

  • 系统统一限制单文件最大10MB,超出请压缩后重新上传
  • 门店头像/Logo建议使用正方形图片,保证展示完整
  • 轮播图建议尺寸750×300px,使用统一风格,避免过多文字
  • 门店环境图建议使用清晰明亮的实景照片,提升品牌信任感
  • 视频优先使用MP4格式,兼容性最好,适配所有设备

常见问题:如果图片上传成功但小程序里看不到,先检查是否点击了「保存」按钮,下拉刷新小程序重试;如果仍不显示,确认图片是否上传到了正确的位置。

工作台与数据统计

机构运营数据概览,每日开店必看,快速掌握机构运营状态

工作台核心查看内容

核心经营数据

实时查看营收总额、新增学员、课消总额、退款金额等核心经营指标

今日预约情况

查看当日课程排期、预约人数、到课情况、待确认预约

学员与订单动态

新增学员、新购订单、即将到期套餐、学员预约提醒

常用功能快捷入口

快速跳转排课、录单、学员管理、套餐管理等高频功能

使用建议:建议每日开店前查看一次工作台,确认当日预约情况,掌握机构运营状态,及时处理待办事项。

日常运营规范

标准化的运营流程,让机构管理更高效,学员体验更稳定

建议岗位分工

校长/机构管理员

  • • 店铺基础设置与品牌形象维护
  • • 课程、师资、套餐体系搭建
  • • 经营数据查看与经营决策
  • • 收款配置与小程序授权发布
  • • 营销活动规划与效果复盘

教务老师

  • • 课程排期与排课计划制定
  • • 学员预约确认与状态更新
  • • 学员档案与课时管理
  • • 到课与爽约情况处理
  • • 师资与教室资源协调

课程顾问/销售

  • • 学员邀约与咨询接待
  • • 课程套餐推荐与转化
  • • 线下收款订单补录
  • • 老学员维护与续费跟进
  • • 裂变活动执行与学员拉新

每日运营流程

  1. 1 查看工作台,确认当日排课与预约情况
  2. 2 确认学员预约,提醒学员按时上课
  3. 3 课程结束后,及时更新学员到课/爽约状态
  4. 4 处理当日新订单、学员咨询与售后问题
  5. 5 下班前核对当日营收与课消数据

每周运营流程

  1. 1 周一:核对本周排课计划,确认师资与教室安排
  2. 2 周中:跟进学员预约与到课情况,处理续费与转化
  3. 3 周末:集中接待试听学员,跟进课程转化
  4. 4 周日晚:复盘本周营收、课消、退款、新增学员数据
  5. 5 周日晚:完成下周排课计划,更新下周运营安排

建议内部运营规范

为了让系统长期稳定使用,建议机构内部形成以下标准化规范

新增课程时,同步准备好课程封面、详情介绍,保证信息完整

新增老师时,同步补齐老师头像、资历介绍,统一展示风格

每周固定时间复查排课与预约,避免出现时间与资源冲突

活动前统一更新首页装修、轮播图、分享素材,保证品牌统一

正式上线前先测试支付、预约全流程,保障学员使用体验

重要资料变更后做好截图留档,避免信息丢失

常见问题

快速解决使用过程中的常见问题,高效上手系统

看不到某个菜单/功能怎么办?

可能原因与解决方法:
1. 当前账号不是机构管理员,仅拥有部分权限
2. 授课老师账号未被管理员分配对应功能权限
3. 部分功能由平台方统一管理,机构侧无需操作
解决:联系机构管理员确认账号权限,或联系平台方确认功能是否开放。

微信扫码登录失败怎么办?

优先检查以下内容:
1. 该后台账号是否已经绑定了当前扫码的微信
2. 是否使用了正确的微信号扫码(避免使用他人微信)
3. 当前微信是否绑定了多个机构,需要手动选择对应机构
解决:先用账号密码登录后台,完成微信绑定后再尝试扫码登录。

图片上传成功但小程序里看不到怎么办?

按以下步骤排查:
1. 检查是否点击了「保存」按钮,仅上传未保存不会生效
2. 下拉刷新小程序,或完全退出小程序重新打开,拉取最新配置
3. 确认图片是否上传到了正确的位置,对应模块是否选择了该图片
4. 确认图片大小与格式是否符合系统要求,避免使用不兼容的格式

学员无法在线购买套餐怎么办?

优先检查以下配置:
1. 收款中心是否已开通微信在线支付,资质是否审核通过
2. 当前是否仍处于「客服购买」模式,未开启在线支付
3. 套餐是否设置为「上架显示」状态,是否在有效期内
4. 平台方是否已完成支付相关的基础配置
解决:完成收款中心配置与资质审核,确认套餐状态正常,或联系平台方检查支付配置。

小程序已授权,但后台仍显示未授权怎么办?

按以下步骤处理:
1. 先刷新页面,重新进入「小程序发布」页面查看状态
2. 登录微信小程序后台,确认是否已成功授权给第三方平台
3. 若仍未同步,联系平台方执行「同步授权状态」操作,手动刷新状态
注意:必须使用小程序管理员的微信进行授权,普通微信号无法完成授权。

小程序审核中,怎么查看进度?

可通过以下渠道查看:
1. 系统后台「小程序发布」页面,查看当前审核状态
2. 登录微信小程序后台,在「版本管理」中查看官方审核进度
3. 联系平台方查询审核状态与进度
注意:微信官方审核通常需要1-3个工作日,若审核被驳回,会提示驳回原因,修改后可重新提交审核。

技术支持

以下事项可联系平台方/超级管理员协助处理

机构管理员密码重置

忘记管理员账号密码时,可联系平台方重置密码

支付相关配置

平台级支付服务商参数配置、支付接口异常处理

小程序相关配置

小程序模板维护、模板ID配置、审核发布配置

授权状态同步

小程序授权状态强制同步、授权异常问题处理

系统异常与bug处理

平台级接口异常、系统功能bug、性能问题等技术问题处理

技术支持联系方式

使用过程中遇到任何问题,可通过以下方式联系我们

客服电话

13332231664

企业微信

小艾AI助教客服

服务邮箱

wangshuo@irunculturedl.cn